6 أسباب رئيسية تدعوك لتعيين شركة تنظيم فعاليات

تعكس المؤتمرات والفعاليات صورة مشرقة وحضارية للدول والمؤسسات، كما تعتبر مقياساً لمدى التطور والازدهار الذي تشهده كافة القطاعات الحيوية كالقطاع الصحي، الاقتصادي، التعليمي، السياسي، الثقافي، السياحي وغيرها الكثير، وتعتبر بمثابة جسور للتواصل الحضاري بين الشعوب والأمم، فهي توطد العلاقات بين الدول والمؤسسات والأفراد ولها العديد من المنافع على كافة الصعد.

قد يتبادر إلى أذهان متخذي القرار في الشركات أن تخطيط الفعاليات أمراً سهلاً، لكن في الحقيقة أن الموضوع ليس بالسهل، فهو يحتاج إلى العديد من العوامل أبرزها التخطيط، الجهد، الوقت، فريق عمل مختص ومؤهل وغيرها الكثير.

نستعرض أهم 6 أسباب تجعلك تعيّن شركة تنظيم فعاليات:

1- الوقت والمال:

تفترض العديد من الشركات أنها عندما تقوم بتنظيم وإدارة الفعاليات عن طريق فريق عمل خاص بها ستكون التكلفة أقل بكثير من التعاقد مع شركة مختصة في إدارة وتنظيم الفعاليات، ولكن ما يغيب عن أذهانهم أن وجود خبراء مختصين في الفعاليات سيوفر الكثير من الوقت والمال. بالإضافة لذلك عدم وجود علاقات مباشرة بينهم وبين الموردين ما يجعل أسعار المواد اللازمة أعلى بكثير من الأسعار التي تحصل عليها شركات تنظيم الفعاليات خاصة أنها تقوم بشراء كميات كبيرة من الأدوات اللازمة وتحصل على خصومات لا تحصل عليها الشركات الأخرى.

2- الإبداع:

نظراً للخبرة الكبيرة التي يمتلكها مختصي تنظيم الفعاليات فهم على اطلاع دائم بكل ما هو جديد في مجال الفعاليات بالإضافة إلى طرق خاصة تعمل على جذب الحضور للتسجيل من خلال الترويج للفعالية بأحدث الوسائل المتبعة. كما يعتبر توظيف شركة متخصصة في إدارة الفعاليات فرصة للحصول على الأفكار الإبداعية الجديدة من خلال التخطيط والتنفيذ والحلول المصممة خصيصاً للتماشى مع متطلباتك الخاصة لتنفيذ الفعالية بالطريقة المطلوبة.

3- الاحترافية:

نظراً لأهمية الحدث الذي تخطط له سيكون هناك الكثير من التوتر المحيط بك، لذلك ينصح باختيار شركة إدارة فعاليات مختصة تتولى القيام بتنفيذ الحدث والتخطيط له بطريقة مثالية من خلال إدارة الميزانيات والوقت والضيوف وحالات الطوارئ وجميع العناصر اللازمة لنجاح الفعالية بينما تتفرغ وفريقك لمهامكم الرئيسية وإنجاز الأهداف المرجوّة من المؤتمر.

4- مرونة التنفيذ:

عادة ما تعتقد الشركات أن الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الفعاليات الخاصة بها يعني أنها لن تشارك في عملية التحضير وسيتم القيام بكل شيء وفقاً لما يريده المنظمون وهذا غير صحيح. المهمة الرئيسية لشركة تنظيم الفعاليات هو تحويل أفكارك إلى واقع ملموس مع الأخذ بعين الاعتبار هويتك المؤسسية وأهدافك الأساسية. وهنا لك الخيار إما أن تدع شركة تنظيم الفعاليات تنفذ المشروع أو بإمكانك مشاركتها ذلك من خلال الإشراف على خطوات العمل وإبداء ملاحظاتك.

5- الترويج:

قد تنجح في تنفيذ الفعالية الخاصة بك على أكمل وجه وتحول فكرتك إلى إرض الواقع بطريقة مثلى. مع ذلك تجد نفسك أنك لم تحقق أهدافك المرجوّة من الفعالية بسبب سوء الترويج لها، خاصةً أن الترويج للفعالية ليس مهمة سهلة وبسيطة بالنسبة لك، أما بالنسبة لشركات إدارة الفعاليات فهو جزء من اختصاصهم حيث يمكنهم وضع استراتيجية التسويق بأكملها، والترويج للفعالية عبر جميع القنوات الإعلامية ومنصات التواصل الاجتماعي.

6- المتابعة:

عند الانتهاء من تنظيم الفعالية الخاصة بك من المؤكد أنك تحتاج لمعرفة مدى نجاحها، ومن الممكن أن تحصل على آراء عدد قليل من الحضور، وهذا لا يمنحك تصور كامل عن وضع الفعالية. يمكن لشركة تنظيم الفعاليات جمع البيانات والمعلومات اللازمة من جميع المشاركين وتحليلها عن طريق فريق مختص والذي يستخدم أشهر البرامج المختصة في إصدار تقرير مفصل شامل لجميع الملعومات المتعلقة بمشروعك حيث يمكنك الاعتماد عليها لاتخاذ قرارات مستقبلية تتعلق بتطوير مشروعك.

إن التعاقد مع شركة لإدارة فعاليتك سيسمح لك بالحصول على الحدث الذي تريده في حدود ميزانيتك وفي الوقت المحدد، سواء كانت افتراضية او هجينة والذي سيؤدي في المقابل إلى زيادة عائد الاستثمار الخاص بك.

لمعرفة المزيد حول تنظيم الفعاليات أو إذا كنت تبحث عن شركة لتنظيم الفعالية الخاصة بك، تواصل معنا على: info@entourageintl.com وسيقوم أحد الخبراء لدينا بالرد على جميع استفساراتك.

نبذة عن انتوراج:

تعتبر انتوراج وكالة عالمية متكاملة تعمل في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا على مدى أحد عشر عاماً الماضية، تعتمد انتوراج أساليب البحث المتطورة وتطبّق استراتيجية واضحة في أعمالها المتنوعة؛ كالحملات الإعلانية، تنظيم الفعاليات، العلاقات العامة، التسويق الإلكتروني. وتمتلك الشركة مكاتب في الإمارات العربية المتحدة، المملكة العربية السعودية، المملكة الأردنية الهاشمية، وجمهورية مصر العربية بالإضافة إلى المكتب الرئيسي في مدينة نيويورك الأمريكية.